Termini e Condizioni di Servizio
Versione 3.1 · In vigore dal: 26 Settembre 2026 · Ultimo aggiornamento: 26 Settembre 2026
Soggetto responsabile: Giorgio Arghittu (Refertius), P.IVA 14678340960 — [email protected]. I presenti Termini si leggono congiuntamente a: Informativa sulla Privacy (/privacy), Informativa Privacy Medici (/privacy-medici), Informativa Privacy Pazienti (/privacy-pazienti), Cookie Policy (/cookie), Data Processing Agreement ex art. 28 GDPR con l'elenco dei sub-responsabili (/gdpr/dpa) e pagina Sicurezza e Conformità (/compliance). In caso di divergenza sui profili di protezione dei dati prevalgono il DPA e l'Informativa sulla Privacy; sui profili contrattuali prevalgono i presenti Termini.
1. Definizioni
"Refertius" o "Servizio": la piattaforma software per la refertazione clinica assistita fornita da Giorgio Arghittu (Refertius).
"Utente": il professionista sanitario o la struttura sanitaria che utilizza il Servizio.
"Contenuto": qualsiasi dato, testo, audio o documento caricato o generato attraverso il Servizio.
"Paziente": il soggetto delle prestazioni sanitarie documentate nel Servizio.
2. Accettazione dei Termini
L'utilizzo del Servizio implica l'accettazione integrale dei presenti Termini e Condizioni. L'Utente dichiara di aver letto, compreso e accettato tutti i termini qui esposti. Refertius si riserva il diritto di modificare i presenti termini con preavviso di 30 giorni tramite comunicazione all'indirizzo email registrato.
3. Descrizione del Servizio
Refertius è una piattaforma di supporto alla refertazione clinica che, a partire dal parlato della visita medica, genera in modo assistito da intelligenza artificiale il testo del referto clinico. L'elaborazione vocale è uno step tecnico interno del processo di generazione del referto e non costituisce un servizio autonomo di trascrizione o dettatura. Il Servizio è destinato esclusivamente a professionisti sanitari abilitati e non sostituisce in alcun modo il giudizio clinico del medico.
4. Requisiti di Accesso
L'accesso al Servizio è riservato a:
• Medici iscritti all'Ordine dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri
• Strutture sanitarie autorizzate
• Personale sanitario autorizzato dalla struttura di appartenenza
L'Utente garantisce la veridicità dei dati forniti in fase di registrazione e si impegna a mantenere riservate le proprie credenziali di accesso.
5. Obblighi dell'Utente
L'Utente si impegna a:
• Utilizzare il Servizio in conformità alle normative vigenti in ambito sanitario
• Verificare sempre l'accuratezza dei contenuti generati dal sistema prima della finalizzazione
• Ottenere il consenso informato dei pazienti per la registrazione audio delle visite
• Mantenere la riservatezza delle informazioni sanitarie secondo le normative GDPR
• Non utilizzare il Servizio per finalità illecite o non autorizzate
6. Responsabilità Clinica
Il Servizio è uno strumento di supporto alla documentazione clinica e non sostituisce la responsabilità professionale del medico.
L'Utente conduce la visita, determina il contenuto clinico, verifica il documento e ne risponde: la responsabilità professionale sulla correttezza clinica dei referti prodotti resta in capo all'Utente. Refertius non prende decisioni cliniche autonome, non prescrive, non diagnostica autonomamente e non garantisce che ogni errore, omissione o incongruenza venga rilevato. I contenuti generati devono sempre essere verificati e validati dal professionista sanitario prima dell'emissione, secondo il punto 6-bis.
Refertius non risponde, nei limiti massimi consentiti dalla legge, degli errori diagnostici o terapeutici derivanti da decisioni cliniche assunte dall'Utente, fermo restando quanto previsto al punto 9 quanto alle responsabilità che per norma inderogabile non possono essere escluse né limitate.
6-bis. Responsabilità dell'utente e supervisione professionale
L'output prodotto dal Servizio ha natura assistiva: è una bozza documentale destinata alla revisione professionale e non un documento clinico utilizzabile senza verifica. L'Utente non può fare affidamento automatico sull'output.
La verifica professionale è obbligatoria e costituisce condizione d'uso del Servizio. Prima della finalizzazione l'Utente verifica in particolare: la corrispondenza fra quanto rilevato durante la visita e il testo prodotto; anamnesi, esame obiettivo, diagnosi e conclusioni; terapia, principi attivi, dosaggi, frequenze, vie di somministrazione, durata e follow-up; le eventuali codifiche di farmaci, prestazioni e diagnosi; i dati anagrafici del paziente.
Il Servizio può presentare all'Utente segnalazioni e controlli automatici(deterministici e assistiti da intelligenza artificiale) su possibili incongruenze testuali o documentali. Rispetto a tali segnalazioni l'Utente riconosce e accetta che:
• una segnalazione non è una decisione clinica, non è un parere clinico e non è una raccomandazione terapeutica;
• il Servizio può non rilevare un errore, un'omissione o un'incongruenza presente nel documento;
• il Servizio può segnalare elementi che, valutati dall'Utente, risultano corretti o clinicamente giustificati;
• la decisione di correggere, integrare o mantenere il contenuto spetta unicamente all'Utente e resta tracciata negli strumenti di audit della piattaforma;
• l'assenza di segnalazioni non equivale ad alcuna attestazione di correttezza del documento.
Valore della finalizzazione. La finalizzazione del referto è l'atto con cui l'Utente assume il controllo e la paternità del contenuto del documento, dichiarando di averlo verificato. La firma e l'emissione non sono mai eseguite automaticamente dal Servizio: richiedono sempre un'azione dell'Utente. Dopo la finalizzazione il Servizio calcola l'impronta crittografica e la marca temporale del documento a fini di integrità, secondo quanto descritto nell'Informativa Privacy Medici, senza intervenire sul contenuto clinico.
6-ter. Informazioni, fonti esterne e codifiche
Per supportare la redazione del documento il Servizio può reperire, confrontare, normalizzare e presentare informazioni provenienti da fonti istituzionali, pubbliche o comunque di terzi, tra cui: identificazione dei farmaci e relativi codici (ad esempio ATC e AIC, ove applicabili) su base di banche dati regolatorie pubbliche; nomenclatori e cataloghi regionali delle prestazioni; cataloghi nazionali utilizzati come fonte di raffronto o di ripiego quando la fonte regionale non risolve il termine; classificazioni diagnostiche; altre informazioni strutturate. Ove disponibile, il Servizio indica la provenienza del dato.
L'impiego di una fonte ufficiale o istituzionale non costituisce garanziadella correttezza del dato, della sua completezza, del suo aggiornamento, della sua applicabilità al singolo paziente, della sua applicabilità alla specifica regione o regime di erogazione, dell'appropriatezza clinica del contenuto, né della validità della scelta diagnostica o terapeutica. Una fonte può essere modificata, aggiornata, sostituita, ritirata, temporaneamente indisponibile, incompleta, territorialmente non applicabile o contenere errori propri.
Refertius non certifica il contenuto delle fonti di terzi e non ne assume la paternità: le presenta come supporto informativo. La qualificazione di una fonte come "ufficiale" descrive la sua origine, non la correttezza clinica o amministrativa del risultato prodotto nel singolo caso.
L'Utente è pertanto tenuto a verificare il risultato prima di qualsiasi utilizzo clinico, prescrittivo, amministrativo, tariffario o documentale, anche quando il dato provenga da una fonte ufficiale, e resta il soggetto che decide. Eventuali codici, avvisi, incongruenze o informazioni provenienti da fonti terze sono strumenti di supporto alla decisione dell'Utente.
7. Proprietà Intellettuale e Sviluppo Tecnologico
La piattaforma Refertius, inclusi software, algoritmi, interfacce e documentazione, è di proprietà esclusiva di Giorgio Arghittu (Refertius). L'Utente mantiene la proprietà dei propri dati clinici e dei referti prodotti. È vietata la riproduzione, distribuzione o modifica del Servizio senza autorizzazione scritta.
Evoluzione tecnologica: Al fine di garantire la continuità operativa del Servizio e ridurre la dipendenza da fornitori esterni, Refertius può utilizzare dati aggregati e anonimizzati per l'ottimizzazione dei propri algoritmi. Tali dati non consentono in alcun modo l'identificazione di pazienti o professionisti.
8. Tariffe e Pagamenti
Il Servizio è offerto secondo i piani tariffari pubblicati sul sito. Le tariffe possono essere modificate con preavviso di 30 giorni. Il pagamento avviene tramite i metodi indicati sulla piattaforma. In caso di mancato pagamento, Refertius si riserva il diritto di sospendere l'accesso al Servizio.
9. Limitazione di Responsabilità e allocazione del rischio
Le esclusioni e le limitazioni che seguono operano nei limiti massimi consentiti dalla legge applicabile e non si applicano ai casi in cui la responsabilità non è escludibile né limitabile per norma inderogabile, ivi inclusi dolo, colpa grave, danni alla persona e responsabilità inderogabili in materia di protezione dei dati personali. Nulla nei presenti Termini trasferisce all'Utente obblighi che la legge pone in capo a Refertius, né esonera Refertius dagli obblighi che le competono come responsabile del trattamento.
Matrice di allocazione del rischio. Tenuto conto della natura assistiva dell'output e dell'obbligo di verifica professionale di cui al punto 6-bis, il rischio è allocato come segue.
Rischi che restano in capo all'Utente (soggetto sempre alla salvezza sopra indicata), in quanto governabili solo attraverso la revisione professionale:
(A) errori, imprecisioni o esiti non attesi dei modelli di intelligenza artificiale, la cui natura non è deterministica;
(B) errori di trascrizione del parlato, comprese parole non riconosciute o riconosciute in modo errato;
(C) omissioni di elementi pronunciati durante la visita;
(D) informazioni non riconosciute dal Servizio;
(E) informazioni riconosciute ma interpretate in modo errato;
(F) codici di farmaci, prestazioni o diagnosi errati o non pertinenti al caso;
(G) codici non disponibili o non individuabili per il termine utilizzato;
(H) fonti ufficiali non aggiornate, incomplete o contenenti errori propri;
(I) differenze regionali di nomenclatore, tariffazione o regime di erogazione, e utilizzo di un catalogo nazionale di raffronto ove la fonte regionale non risolva il termine;
(J) indisponibilità temporanea delle fonti;
(K) modifiche, sostituzioni o ritiri delle fonti successivi alla generazione del documento;
(P) utilizzo improprio del Servizio;
(Q) mancata revisione del documento da parte del medico;
(R) mancata verifica dei contenuti prima della finalizzazione e della firma;
(S) uso del Servizio al di fuori della finalità dichiarata al punto 9-ter;
(T) decisioni diagnostiche, terapeutiche, prescrittive o amministrative assunte dall'Utente sulla base dell'output.
Rischi infrastrutturali e di terze parti, disciplinati dal punto 9-bis e non imputabili a Refertius quando non dipendono da una sua condotta:
(L) condotta, prestazioni o indisponibilità dei fornitori di intelligenza artificiale e di trascrizione;
(M) condotta, prestazioni o indisponibilità dei fornitori cloud e di archiviazione;
(N) interruzioni, sospensioni o degradazioni del Servizio;
(O) problemi di rete, connettività o dispositivi dell'Utente.
Rischi che restano in capo a Refertius: l'adozione di misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR, il rispetto degli obblighi del responsabile del trattamento e delle istruzioni documentate del titolare, la corrispondenza del Servizio alla descrizione contrattuale e gli obblighi di legge non derogabili.
Sono in ogni caso esclusi, nei limiti massimi consentiti dalla legge, i danni indiretti, incidentali o consequenziali, la perdita di profitto e la perdita di chance. La responsabilità complessiva di Refertius, ove accertata e nei limiti in cui è limitabile, è contenuta nell'importo corrisposto dall'Utente nei 12 mesi precedenti l'evento dannoso.
L'Archivio operativo del Servizio non sostituisce la conservazione della documentazione sanitaria che la normativa pone in capo all'Utente in quanto Titolare.
9-ter. Finalità del Servizio e non qualificazione come dispositivo medico
Il Servizio è uno strumento di supporto amministrativo e documentale alla stesura del referto clinico. Il Servizio impiega a tale scopo sia componenti di intelligenza artificiale sia componenti automatizzati a regole fisse (deterministici). La sua finalità dichiarata è esclusivamente quella di trascrivere, strutturare e presentare in forma di bozza le informazioni raccolte durante la visita, nonché segnalare al medico, a fini puramente informativi, eventuali incongruenze testuali rispetto a banche dati farmacologiche pubbliche o tra le sezioni del referto (ad esempio tra diagnosi e terapia riportate).
Il Servizio non è destinato, in tutto o in parte, a diagnosticare, prevenire, monitorare, trattare o alleviare una malattia, una lesione o una disabilità, né a fornire una prognosi, né a determinare o suggerire in autonomia una terapia o una posologia specifica per il singolo paziente. Ogni segnalazione generata dal sistema costituisce un promemoria rivolto al medico e non un'indicazione clinica autonoma. Per tale motivo il Servizio non è qualificato come dispositivo medico ai sensi del Regolamento (UE) 2017/745 (MDR) e non è sottoposto a marcatura CE come tale.
Il medico utilizzatore resta in ogni caso l'unico responsabile della correttezza clinica, diagnostica e terapeutica del referto, nonché della decisione finale su ogni contenuto generato dal Servizio prima della firma e dell'emissione. Il Titolare del Servizio declina ogni responsabilità per usi del Servizio difformi da questa finalità dichiarata.
9-quater. Analisi dei pattern di utilizzo per il miglioramento del servizio
Refertius elabora, in forma aggregata e priva di contenuto clinico o identificativo, statistiche sulle correzioni che l'utente apporta alle bozze generate dal sistema e sulle decisioni relative ai segnali di sicurezza clinica, al fine di individuare possibili miglioramenti del servizio. Tale elaborazione: (a) non comporta alcuna modifica automatica del comportamento del sistema; (b) richiede sempre una revisione e approvazione umana prima che qualsiasi modifica venga implementata; (c) non utilizza il contenuto testuale dei referti né dati identificativi del paziente. La base giuridica di questo trattamento è il legittimo interesse del titolare al miglioramento del servizio (art. 6(1)(f) GDPR).
9-bis. Continuità del Servizio e Dipendenze Infrastrutturali
Il Servizio si avvale di componenti infrastrutturali e servizi di terze parti (a titolo esemplificativo e non esaustivo: provider di cloud computing, servizi di elaborazione del linguaggio naturale, motori di trascrizione, gateway di pagamento, sistemi di posta elettronica) la cui disponibilità, continuità operativa e prestazioni sono al di fuori del controllo diretto di Giorgio Arghittu (Refertius).
Giorgio Arghittu (Refertius) non assume alcuna responsabilità per:
• Interruzioni, degradazioni o malfunzionamenti del Servizio causati da indisponibilità, guasti, aggiornamenti o modifiche unilaterali operate dai fornitori infrastrutturali di terze parti;
• Perdita, corruzione o inaccessibilità dei dati derivante da eventi non imputabili a Giorgio Arghittu (Refertius), ivi inclusi — ma non limitatamente a — guasti hardware, errori software dei provider, attacchi informatici, disastri naturali, revoche unilaterali di servizio o modifiche ai termini contrattuali dei fornitori;
• Ritardi, errori o degradazioni nella qualità dei risultati prodotti dai modelli di intelligenza artificiale e dai servizi di trascrizione di terze parti, che operano secondo parametri e standard non direttamente governati da Refertius;
• Variazioni unilaterali delle politiche tariffarie, delle condizioni di servizio o delle modalità operative dei provider terzi che possano incidere sul funzionamento del Servizio.
Giorgio Arghittu (Refertius) si impegna ad adottare ogni ragionevole misura per garantire la continuità operativa del Servizio, ivi inclusa la predisposizione di meccanismi di monitoraggio proattivo, sistemi di backup e procedure di disaster recovery. Tuttavia, tali misure non costituiscono garanzia assoluta di disponibilità ininterrotta e non configurano in capo a Giorgio Arghittu (Refertius) alcun obbligo di risultato.
L'Utente riconosce che l'utilizzo del Servizio comporta un rischio tecnico intrinseco connesso alla natura distribuita dell'infrastruttura tecnologica. Il Servizio mette a disposizione funzioni di esportazione; la conservazione della documentazione sanitaria richiesta dalla normativa resta in capo all'Utente, in quanto Titolare.
10. Risoluzione
L'Utente può recedere dal Servizio in qualsiasi momento. Refertius può sospendere o terminare l'accesso in caso di violazione dei presenti Termini.
Archivio operativo. L'Archivio Refertius è uno spazio operativo di consultazione, ricerca, verifica, gestione ed esportazione dei documenti disponibili durante il rapporto contrattuale. Non costituisce l'archivio sanitario istituzionale dell'Utente né sostituisce gli obblighi di conservazione della documentazione sanitaria che la normativa pone in capo al medico/struttura.
Esportazione e chiusura. L'esportazione dei dati è disponibile durante il rapporto ed è distinta dalla chiusura dell'account. La funzione «Chiudi account» richiede l'esportazione dei dati, il download verificato e la conferma di ricezione prima di qualsiasi cancellazione; segue un controllo di conservazione. Alla cessazione, i dati trattati per conto dell'Utente sono restituiti e/o cancellati secondo le sue istruzioni, la normativa applicabile e la politica di conservazione, come disciplinato dall'Art. 13 del DPA. Restano conservati soltanto i dati che Refertius deve trattenere per obblighi di legge (ad esempio fiscali) o per la tutela di diritti. Le copie nei backup giornalieri del database gestiti da Supabase sono rimosse alla scadenza della retention del provider secondo il piano del progetto; il PITR non è attivo. L'eventuale conferma di ricezione dell'esportazione documenta l'avvenuta restituzione e non modifica la ripartizione dei ruoli e degli obblighi previsti dalla legge.
11. Legge Applicabile e Foro Competente
I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia sarà competente in via esclusiva il Foro di Milano.
11-bis. Dati Sanitari
Refertius tratta dati sanitari ai sensi dell'Art. 9 del GDPR. Il medico utente è il titolare del trattamento dei dati dei propri pazienti. Refertius agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'Art. 28 GDPR. Il trattamento è disciplinato dal Data Processing Agreement (DPA) disponibile nella sezione GDPR.
Per i trattamenti strumentali al rapporto contrattuale — account e profilo professionale dell'Utente, autenticazione e sicurezza della piattaforma, fatturazione, log tecnici, comunicazioni di servizio e statistiche aggregate prive di contenuto clinico — Refertius agisce come titolare autonomo. La ripartizione completa per singolo trattamento è indicata nella sezione "Ruoli GDPR per trattamento" dell'Informativa sulla Privacy (/privacy).
11-ter. Natura B2B del Servizio
Il Servizio è rivolto esclusivamente a professionisti sanitari titolari di partita IVA (o a strutture sanitarie) che lo utilizzano nell'ambito della propria attività professionale. Il contratto ha pertanto natura business-to-business (B2B) e l'Utente dichiara di stipularlo nell'esercizio della propria attività imprenditoriale o professionale.
Di conseguenza, all'Utente non si applicano le tutele previste dal D.Lgs. 206/2005 (Codice del Consumo) né le disposizioni in materia di contratti a distanza con i consumatori, ivi incluso il diritto di recesso del consumatore (Artt. 52 e ss. del Codice del Consumo). Il recesso contrattuale ordinario resta regolato dal precedente punto 10 dei presenti Termini.
12. Contatti
Per qualsiasi domanda riguardante i presenti Termini:
Email: [email protected]
PEC: [email protected]